第一章  总  则

第一条  为加强行政复议和行政应诉等行政案件档案管理，有效保护和利用行政案件档案，促进档案管理工作的标准化和规范化，根据《中华人民共和国行政复议法》《中华人民共和国行政诉讼法》《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称行政案件档案，是指晋中市人民政府行政复议局（以下简称“市复议局”）在办理行政复议和行政应诉等行政案件过程中形成的、反映案件真实情况、具有保存价值的文字、图表、音像、证物等不同形式的历史记录。

第三条  行政案件档案管理遵循集中统一管理的原则，将行政案件材料立卷归档工作列入案件承办人岗位职责，案件主办人负责行政案件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，档案管理人员承担行政案件档案的接收、保管、利用、移交等工作，确保行政案件档案规范、完整。

第四条  市复议局行政案件档案管理工作，在业务上接受同级档案行政管理部门的指导、监督。对符合移交条件的行政案件档案，及时移交同级档案行政管理部门。

第二章  案件材料的收集、整理

第五条  案件材料的纸张规格应为A4型纸，材料上的字迹应用碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁书写或打印机打印。

第六条  案件材料上的金属物应剔除；破损的材料应修补或复制；小于A4规格的应托裱；大于A4规格的应折叠；需归档的信封要展开平放，邮票不得取掉；外文材料应当译成中文附其后。

第七条  行政复议案件归档材料的排列顺序依次为：案件审理结论、立案审批材料、申请人提交的材料、被申请人提交的材料、第三人提交的材料、办案机关制作或收集的材料。

行政应诉案件归档材料应当将行政判决（裁定）书等结案材料排在前面，其他材料按照形成的过程依顺序进行排列。

第八条  对各方当事人所提交的以及办案机关制作、收集材料的排列原则为：

（一）内容上具有关联关系的材料依顺序排列在一起；

（二）文书材料在前、证据材料在后，批复在前、请示在后，正件在前、附件在后；

（三）结论性材料在前，其他材料按形成的时间顺序排列在后。

第九条  当事人所提交的法律、法规、规章以及与案件无关的其他材料不属于归档范围。但是，当事人所提交的规范性文件应当归档。

第三章  案件材料的归档

第十条  行政案件案卷根据案件材料保密和查阅需要，一般分为正卷和副卷。按一案一号、一案一卷原则，统一编制案卷号，每卷的厚度以不超过2cm为宜，材料过多的可按顺序组成一卷数册，材料过少且不涉密的，可只设置一卷。

跨年度的案件在结案年度立卷归档。

第十一条  正卷可供当事人、律师和其他机关工作人员查阅，一般可对外公开。副卷仅供本机构办案人员及相关领导阅悉，不对外公开。正卷、副卷编制同一个案卷号。

第十二条  行政复议案件中可公开查阅的案件材料归入行政复议案件档案正卷，如行政复议申请书及附件材料、当事人身份证明、授权委托书及其代理人身份证明、行政复议程序性通知、听证笔录、行政复议决定书、送达材料等。

第十三条  行政复议案件中不得公开查阅的案件材料归入行政复议案件档案副卷，如各类法律文书拟定稿、结案审批表、结案报告及其批复、内部评议笔录、专家咨询会议记录、行政复议意见书、行政复议建议书、涉及秘密的材料等。

第十四条  行政应诉案卷分一审、二审和再审案卷，分别立卷并按一案一号原则，编制同一个案卷号，用A、B、C卷区分。

第十五条  归入行政应诉案卷的材料包括：行政判决（裁定）书、行政复议决定书、法院诉讼程序材料、行政起诉（上诉）状、各方当事人答辩意见及相关证据材料、行政应诉所涉内部报批材料等。

第十六条  行政案件案卷由封面、卷内材料目录、卷内材料、备考表、封底组成。

封面的内容包括：案由、案号、申请人（原告）、被申请人（被告）、第三人、案件结果、结案日期、承办人、保管期限、年号、案卷号、案卷类别等。行政案件案卷类别，应在封面右上角分别盖“正卷”、“副卷”章，以示区分。

卷内材料目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页码、备注。在件号栏目，填写卷内文件的顺序号，每份文件编一个件号；有证据目录的，可以保留原证据目录，将证明一个事实的证据目录编一个件号；在责任者栏目，填写制发文件的组织或者个人；在文号栏目，有文件发文字号的要填写文号；在题名栏目，有文件标题的按原文件标题填写，没有文件标题的可以自拟标题，并用“﹝﹞”符号标明；在日期栏目，填写文件的形成时间；在页号栏目，标明每份文件的起始页号，最后一份文件同时标明终止页号；在备注栏目，填写本份文件需要说明的其他有关情况。

卷内材料用阿拉伯数字编写页码，页码用铅笔标注于有文字材料的正面右上角、背面左上角，无字页面不编页码。照片、图表等正面难以编写页码的，可以编在背面左下角。每册从“1”开始，分册之间不连续编页码。

备考表的内容包括：本卷情况说明、立卷人、审核人、立卷时间等。在本卷情况说明栏目，说明卷内文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或者有特别意义的重要文件等情况；在立卷人栏目，由案件主办人签名；在审核人栏目，由市复议局负责人签名；在立卷时间栏目，填写立卷完成的时间。

第十七条  行政案件音像材料应当按形成时间顺序登记造册，装入证物袋另行保管。每份音像材料应附有标签，注明案号、案由、当事人的姓名、形成时间、地点、主要内容、制作人等。

音像材料应编制说明，注明音像材料的种类、数量、主要内容、档案号等，归入同案案卷。

第十八条  行政案件实物材料能立卷的，随卷归档。不能立卷的，作为实物档案另行保管，并应拍摄照片、编制说明，注明实物材料种类、数量、主要内容、档案号等，归入同案案卷。

第十九条  案卷采用三孔一线左侧装订，长度160毫米左右为宜，并在卷底装订线结扣处粘贴封志。

第二十条  案件主办人应在案件结案后的一周内经市行政复议局负责人审核后向档案管理人员移交案卷。

档案管理人员应当对案卷整理质量进行检查验收，合格后办理交接手续。

第四章  档案的管理和利用

第二十一条  行政案件档案的保管期限，从每个案件结案后的下一年起算，分为永久、30年、10年三种。

撤销、变更或者确认原具体行政行为违法的案件，档案保管期为永久。

维持原具体行政行为以及调解、和解处理的案件，档案保管期为30年。

驳回行政复议申请以及决定不予受理的案件，档案保管期为10年。

涉及自然资源管理、民族宗教事务、群体性（申请人为10人以上）的案件、企业股东或注册资本变更、在本地区、本部门有重大影响、具有代表性、典型性和研究讨论价值以及其他认为需要永久保管的案件，档案应当永久保管。

其他行政案件档案保管期为30年。

第二十二条  档案管理人员接收案卷材料后，应当将案卷分为行政复议档案和行政应诉档案，分别按照形成时间顺序排列，编制案卷号。

案卷号按年度从“1”开始标注。

第二十三条  任何人不得在已归档的案卷内抽取或增添材料。确需在归档案卷中增添材料时，应当经市行政复议局负责人批准后，由案件主办人与档案管理人员共同拆卷办理。

第二十四条  对保管期限届满拟销毁的档案，由档案管理人员编造销毁清册，报主要局领导批准并经同级档案管理部门审定后，由档案管理人员和指定的监销人共同销毁。销毁清册应立卷存档。

第二十五条  档案管理人员必须爱护档案，发现档案材料有破损、变质情形时，要及时向市复议局负责人报告。发现破损、虫蛀、鼠咬、变质或者字迹模糊等情形，应及时修补、粘贴、复制或者作其他技术处理。

第二十六条  市复议局设置案卷调阅室。查阅档案须经市复议局负责人批准，由档案管理人员陪同，当场查阅，当场归还。案卷移交同级国家综合档案馆后，告知其到同级国家综合档案馆查阅。

调阅档案须经市复议局负责人批准，并办理调阅手续。

第二十七条  案件承办人因办案需要，可以按规定调阅已归档的行政案卷，调阅的需要在5日内归还。

市复议局以外的单位查阅行政案件档案，案件当事人或者其代理律师查阅已经归档的行政案件档案，按照规定办理查阅手续。

上级行政机关、司法机关查阅、调阅档案的，应当办理。

第二十八条  调阅行政案件档案，严禁在档案上涂改、圈划、抽换、批注，不得污损和折皱档案。

第二十九条  查阅人、调阅人不得擅自将所查阅、调阅档案材料自行复制或转借他人。

经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案管理人员核对无误后，加盖专用章，证明与档案原件内容一致。

第五章  附  则

第三十条  本办法未尽事宜，依照档案法等有关规定执行。

第三十一条  本办法由市复议局负责解释。

第三十二条  本办法自印发之日起施行。如与上级规定不一致的，以上级规定为准。